汉密尔顿华人晚晴活动中心物资管理制度

汉密尔顿华人晚晴活动中心物资管理制度


（2012年8月22日会员会议通过）



物资分类管理



1. 为便于管理,晚晴使用的物资按其使用期限及单价分为两类。即耐用消费品（以下简称一类物资）和低值易耗品（以下简称二类物资）,凡使用期限一年以上（含1年）单价10元以上（含10元）的物资,设定为一类物资（如腰鼓、服装、棋牌、书籍、道具等）;凡使期限一年以内,单价10元以下的物资为二类物资（如办公用品、食品等）一，二类物资要分别建账、分别管理。

2. 凡晚晴公款购买的物资,包括其他单位、个人捐赠的均属晚晴的公有物资。理事会指定兼职理事或专人做好保管使用工作。



物资采购报销



3. 凡一类物资采购，必须经分管理事提出采购计划，经理事会集体讨论决定。

4. 物资采购要坚持货比三家，优质廉价的原则。

5. 采购物资要及时（一周内）报账。 按财务指定的报销单据， 一式二份，随附购物凭证， 经本人并晚晴签字权人审核签字，方能到财务报销

6. 其它单位或个人捐赠的物资，按上述第5条规定办理入库登记手续。



物资领用保管



7. 凡财务入帐的物资，都要办理出库领用手续，填写财务指定的领用单据，本人及签字权人审核签字，方可领用。

8. 对在使用一类物资，财务要配合兼职理事做好清理工作，列出明细清单（包括物资名称，规格，数量，单价，新旧程度等）在此基础上财务和兼职理事要同时建立一类物资存量明细台帐。并定期对帐，做到帐帐相符，帐物资金对口，确保财产安全不流失。二类物资原则上采取随用随买，按需购买，有财务单独设帐，领用人一次领用核销。

9. 参加晚晴演出人员领用的物资，须办理领用登记手续， 本人签字并留下联系电话。活动结束后， 应清理干净， 由领用人妥善保管。如因本人出国旅游，探亲访友或健康原因， 短时间内不能参加演出的， 因及时退回所领物资，不得使用晚晴物资私自对外演出，也不能私自外借。



物资核销处理



10. 对于一些严重毁坏或过时淘汰已不能使用的一类物资，应定期清理造册，经理事会审核，予以核销处理。



物资监管



11. 理事会设财物监管小组（暂定三人）负责物资监管工作，监管小组人员由理事会提名，会员大会表决通过。监管小组每季一次执行监管任务，核查物资支出等帐务情况并提出改进意见。